6 Föderale Auftragsvergabeverfahren für F&E-Dienstleistungen

Sie benötigen unseren Leitfaden, in dem die sechs Methoden der Auftragsvergabe auf Bundesebene von der schnellsten (1-2 Tage) bis zur komplexesten (mehrere Monate) aufgeführt sind.

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• Mikro-Kauf: Preis per E-Mail erfragen
• SAP/GSA: CO wird Angebote bearbeiten (dauert 2-5 Tage)
• OTA: Der Anbieter wird einen kurzen technischen Vorschlag unterbreiten

Nach der Genehmigung schicken Sie den Lieferanten:

• Wer muss die Rechnung stellen (Ihr Finanz-POC)
• Wo soll geliefert werden/mit wem soll gearbeitet werden (Ihr technischer POC)
• Etwaige Berichtspflichten

Profi-Tipp: Fragen Sie Ihren CO im Voraus: "Gibt es bestehende Verträge, die ich nutzen kann?" In den meisten Fällen existiert bereits ein IDIQ- oder BPA-Vertrag, der Ihnen wochenlange Arbeit ersparen kann.

A Kaufkarte der Regierung (GPC) ist im Wesentlichen eine von der Regierung ausgegebene Kreditkarte, die von befugten Mitarbeitern zum direkten Kauf von Waren oder Dienstleistungen verwendet wird. Mikro-Kauf Verfahren beziehen sich auf sehr kleine Käufe unterhalb einer bestimmten Dollarschwelle. Derzeit sind die Kleinstbetragsschwelle (MPT) für die meisten Käufe ist $10,000[xii]. (In bestimmten Notfällen oder unvorhergesehenen Situationen kann er etwas höher liegen, aber für den normalen Gebrauch beträgt er $10k). Käufe, die unter diesem Schwellenwert liegen keine Konkurrenzangebote verlangen oder umfangreichen Papierkram - sie sind wie das Durchziehen einer Kreditkarte für eine Büroausgabe. Das Verwaltungs- oder Vertragspersonal eines Labors verfügt häufig über GPCs für diesen Zweck.

Mikro-Kauf/GPC verwenden für sehr geringer oder dringender Bedarfvor allem, wenn Sie den Gegenstand oder die Dienstleistung leicht definieren können und sie $10.000 oder weniger kostet. Wenn Sie z. B. schnell ein maßgeschneidertes Design für eine Leiterplatte von einem kleinen Unternehmen benötigen, das auf $8.000 geschätzt wird, könnte dies über GPC abgewickelt werden. Das Verfahren ist einfach: den Artikel/die Dienstleistung und den Lieferanten identifizierenVergewissern Sie sich, dass der Preis innerhalb der Kleinstkaufgrenze liegt, und lassen Sie den Inhaber der Kaufkarte Ihrer Einheit einfach direkt kaufen (oft per Telefon oder Online-Zahlung). Der Karteninhaber prüft die Angemessenheit des Preises (eventuell durch Vergleich mit einem Online-Preis oder einem Katalog). Es ist kein förmlicher Wettbewerb oder Vertrag gesetzlich vorgeschrieben[xv]. Dies kommt einer "einfachen Taste" im föderalen Beschaffungswesen am nächsten. Achten Sie nur darauf, dass Sie dem Karteninhaber klar mitteilen, was Sie benötigen, und ihm alle Unterlagen zur Verfügung stellen, die er eventuell benötigt (z. B. eine Rechnung oder ein Angebot des Lieferanten). Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ihr Bedarf an Prototyping-Unterstützung in kleinem Rahmen durch die GPC-Route gedeckt werden kann innerhalb von ein oder zwei Tagenund ist damit die schnellste Option.

• Dollar-Limit: Der offensichtliche Nachteil ist die strenge Dollarobergrenze. Für alles, was den Schwellenwert für Kleinstkäufe überschreitet, ist eine andere Methode erforderlich. Sie können einen größeren Bedarf nicht in viele $9.000-Stücke aufteilen, nur um die Kreditkarte zu benutzen - das ist nicht erlaubt. Dies gilt also nur für sehr kleine Beschaffungen.
• Verfügbarkeit des Karteninhabers: Sie benötigen einen autorisierten Karteninhaber in Ihrer Organisation, der bereit und in der Lage ist, den Kauf zu tätigen. In einem Labor könnte dies ein Ressourcenmanager oder ein Vertragsspezialist sein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer das ist, müssen Sie ihn finden, was zu einer Verzögerung führen kann.
• Umfang: Generell verwendet für einfachere Käufe (Kauf von Material, Bezahlung einer kurzen Dienstleistung). Wenn Ihr Bedarf komplex ist (z. B. ein detailliertes technisches Projekt), selbst wenn er unter $10k liegt, ist die Karte möglicherweise nicht ideal, da Sie immer noch eine schriftliche Arbeitsvereinbarung benötigen. Die GPC eignet sich am besten für unkomplizierte Käufe (z. B. den Kauf eines Geräts oder einige Stunden Beratung).

Vereinfachte Beschaffungsverfahren (SAP) sind gestraffte Beschaffungsmethoden für Aufträge unter einer bestimmten Dollargrenze (die Vereinfachter Schwellenwert für den Erwerb). Derzeit liegt dieser Schwellenwert für die meisten Käufe bei etwa $250.000[vii]. SAP ist im Grunde eine "abgespeckte" Version der Auftragsvergabe: Die Regeln sind einfacher, der Papierkram ist geringer, und es geht oft schneller. Die Zweck von SAP ist die Verringerung der Verwaltungskosten und des Verwaltungsaufwandsdie Effizienz zu fördern und kleinen Unternehmen eine faire Chance auf öffentliche Aufträge zu geben[viii]. In der Praxis bedeutet dies, dass der Auftraggeber vereinfachte Verfahren anstelle eines förmlichen Wettbewerbs anwenden kann, wenn die von Ihnen benötigten technischen Arbeiten an einem Prototyp relativ kostengünstig sind.

Nutzen Sie SAP, wenn Sie Prototyping-Dienstleistungen benötigen unter der Dollarschwelle und Sie brauchen eine einigermaßen schnelle Beschaffung. Wenn Sie zum Beispiel einen technischen Entwurf oder einen kleinen Prototyp benötigen, der etwa $100.000 kostet, ist SAP ein guter Weg. Um fortzufahren, würden Sie Ihrem Auftraggeber sagen: "Diese Anfrage liegt unter dem Schwellenwert für vereinfachte Verfahren, können wir das vereinfachte Beschaffungsverfahren anwenden?" Legen Sie eine kurze Beschreibung dessen, was Sie benötigen (ein einfaches Statement of Work oder eine Einkaufsbeschreibung). Der öffentliche Auftraggeber könnte ein Angebot einholen einige kurze Zitate von potenziellen Anbietern (oft informell per E-Mail/Telefon oder über einen Online-Marktplatz für kleine Unternehmen). Wenn Sie bereits ein bevorzugtes kleines Unternehmen im Auge haben (und das aus gutem Grund), können Sie mit dem Auftragnehmer zusammenarbeiten, um eine sole-source-Begründung - im Grunde ein Memo, in dem erklärt wird, warum kein anderer Anbieter diese Aufgabe so gut oder so schnell erledigen kann. Sobald der Auftraggeber den Preis für angemessen hält und seine Entscheidung dokumentiert, kann er einen Bestellung oder Kleinauftrag an den Anbieter. Dies kann innerhalb weniger Tage bis Wochen geschehen, in der Regel viel schneller als bei einem Großauftrag. SAP ist ein Praktische Wahl für Prototypen im Frühstadium wenn die Mittel begrenzt sind und es auf Schnelligkeit ankommt.

• Dollar-Grenzen: Sie können SAP nur bis zum vereinfachten Schwellenwert (∼$250K, in einigen Sonderfällen auch höher) verwenden. Wenn Ihr Projekt mehr Mittel benötigt, müssen Sie es möglicherweise in kleinere Teile aufteilen oder eine andere Methode anwenden (eine Aufteilung in Teile, nur um SAP zu nutzen, ist jedoch im Allgemeinen nicht zulässig).
• Noch etwas Prozess: SAP ist zwar einfacher als große Verträge, aber nicht sofort einsetzbar. Der öffentliche Auftraggeber muss eine grundlegende Marktforschung durchführen, die Angemessenheit des Preises sicherstellen und den Kauf dokumentieren. Das kann bedeuten, dass er einige Anbieter um Angebote bittet oder eine bestehende, optimierte Plattform nutzt. Es ist schneller als eine formelle Auftragsvergabe, aber nicht so schnell wie ein Mikro-Kauf.
• Wettbewerb immer noch bevorzugt: Vereinfachte Verfahren fördern den Wettbewerb in kleinem Maßstab. Wenn Sie einen bestimmten Anbieter wollen, ohne andere zu suchen, brauchen Sie einen sole-source-Begründung (eine kurze Erklärung, warum dieser Anbieter besonders qualifiziert ist oder warum die Zeit kritisch ist). Das ist machbar, muss aber schriftlich erfolgen und genehmigt werden, was einen zusätzlichen Schritt darstellt.

GSA-Zeitpläne (heute oft als GSA Multiple Award Schedules) sind im Grunde ein Katalog mit vorverhandelten Verträgen, die Bundesbehörden für den Kauf von Produkten und Dienstleistungen nutzen können. Wenn ein Unternehmen (z. B. ein Ingenieurbüro) "auf dem GSA Schedule" steht, bedeutet dies, dass es einen aktiven Vertrag mit der GSA hat, in dem seine Dienstleistungen/Preise aufgeführt sind, und jede Regierungsbehörde kann direkt über diesen Vertrag eine Bestellung aufgeben. Die Nutzung eines GSA Schedule ist schneller, als einen neuen Vertrag von Grund auf zu beginnen weil der Anbieter bereits vorab geprüft wurde und die Bedingungen festgelegt sind. Stellen Sie es sich wie Amazon für das öffentliche Beschaffungswesen vor - Sie müssen immer noch einen Artikel/Lieferanten auswählen, aber der Marktplatz ist bereits genehmigt.

GSA Schedules verwenden wenn Sie ein geeignetes Kleinunternehmen oder einen geeigneten Auftragnehmer kennen, der auf der GSA-Liste steht, und Ihr Bedarf in eine Kategorie für kommerzielle Dienstleistungen fällt. Angenommen, Sie benötigen einen technischen Entwurfsdienst für den Bau eines Prototyps und es gibt Auftragnehmer auf der GSA-Liste unter "Engineering Services", die dies tun - dann kann Ihr Auftraggeber einfach ein Angebot von dieser Firma (oder einigen ähnlichen Firmen) anfordern und einen Auftrag erteilen. Arbeitsauftrag oder Einkaufsbestellung gegen den GSA-Vertrag. Die Schritte für Sie: feststellen, ob Ihr gewünschter Lieferant auf dem GSA Schedule steht (Sie können in der eLibrary der GSA suchen oder den Verkäufer fragen). Wenn ja, teilen Sie dies Ihrem Vertragsbediensteten mit, der dann die Bestellung schnell ausführen kann. Wenn mehrere Anbieter verfügbar sind, können Sie schnell einige Angebote auf ihre Angemessenheit hin überprüfen. Insgesamt können GSA-Schedule-Bestellungen relativ schnell bearbeitet werden (in der Regel innerhalb von Tagen bis zu ein paar Wochen), weil Die GSA hat den größten Teil der Arbeit (Ausschreibung und Preisgestaltung) im Vorfeld erledigt.. Verwenden Sie diese Option, wenn es auf Schnelligkeit ankommt, Ihr Bedarf aber etwas größer ist als beim Kleinstkauf und der Lieferantenpool bekannt und vertraglich gebunden ist.

• Der Anbieter muss pünktlich sein: Diese Methode funktioniert nur, wenn das Unternehmen, das Sie einstellen möchten bereits einen GSA Schedule-Vertrag hat für die Art der Dienstleistung, die Sie benötigen. Nicht alle spezialisierten Ingenieurbüros (vor allem sehr neue oder Nischenanbieter) sind in einem Verzeichnis aufgeführt. Wenn Ihr bevorzugter Anbieter nicht bei der GSA gelistet ist, ist dieser Weg versperrt, es sei denn, er wird Mitglied (was nicht so schnell geht).
• Nicht immer die absolut Schnellsten: Die Inanspruchnahme der GSA ist zwar schneller als eine offene Ausschreibung, erfordert aber dennoch einen gewissen Aufwand. Der Beamte, der den Auftrag vergibt, kann eine Aufforderung zur Einreichung von Angeboten in das eBuy-System der GSA einstellen oder mehrere Anbieter auf Zeitplanbasis ansprechen. Dies kann Tage oder einige Wochen dauern. Es ist zwar effizient, aber für einen kleinen Bedarf könnte eine Kleinstbeschaffung oder eine bestehende OTA schneller sein.
• Beschränkungen des Geltungsbereichs: Die GSA Schedules decken eine Menge ab, aber sie konzentrieren sich auf kommerzielle Produkte und Dienstleistungen. Wenn Ihre Prototyparbeit sehr forschungsintensiv ist oder keine eindeutig kommerzielle Dienstleistung darstellt, passt sie möglicherweise nicht gut in eine GSA-Vertragskategorie. Außerdem erfordern Aufträge in großer Höhe möglicherweise mehr Begründungen oder zusätzliche Genehmigungen, selbst wenn sie nach Zeitplan vergeben werden.

• Begrenzter Geltungsbereich: OTAs können nur für bestimmte Zwecke verwendet werden (z. B. Forschung und Entwicklung und Prototyping mit direktem Bezug zum Bedarf des Verteidigungsministeriums). Sie sind nicht für jeden Kauf geeignet.
• Vor Ort nicht immer verstanden: Ihre örtliche Vergabestelle hat möglicherweise nur begrenzte Erfahrung mit OTAs, was die Dinge verlangsamen könnte, wenn sie Genehmigungen oder Beratung benötigen.
• Es gelten die Bedingungen: Um einen OTA für das Prototyping zu verwenden, sind typischerweise mindestens ein nicht-traditionelles Verteidigungsunternehmen oder ein kleines Unternehmen muss beteiligt seinoder der Verkäufer muss sich an den Kosten des Projekts beteiligen, es sei denn, es wird eine Ausnahme gemacht.[v][vi]. Diese Regeln stellen sicher, dass OTAs nicht für irgendeinen Routinevertrag verwendet werden.

Eine Unbestimmte Lieferung/unbestimmte Menge (IDIQ) Vertrag ist ein Werkvertragsfahrzeug die eine Agentur mit einem oder mehreren Anbietern für ein breites Arbeitsfeld. "Unbestimmte Lieferung" bedeutet, dass der genaue Zeitpunkt und die Lieferung der Aufträge nicht im Voraus festgelegt sind, und "unbestimmte Menge" bedeutet, dass der genaue Arbeitsumfang nicht festgelegt ist - stattdessen wird ein Minimum garantiert und ein Maximum zugelassen. Im Wesentlichen ist eine IDIQ wie eine "Dach"-Vertrag nach denen die Regierung Aufgabenaufträge im laufenden Betrieb erteilen wenn Bedarf besteht. Viele Agenturen erstellen IDIQs (manchmal auch "Task-Order-Verträge" genannt) für wiederkehrenden Bedarf wie IT-Dienstleistungen, technische Unterstützung usw. Sobald der IDIQ-Vertrag abgeschlossen ist, geht der Kauf bestimmter Dienstleistungen viel schneller, da Sie nur eine Bestellung aufgeben und nicht jedes Mal einen neuen Vertrag aushandeln müssen.[xx] [xxi].

Verwenden Sie eine IDIQ wenn Ihre Organisation bereits über ein solches System verfügt, das Sie nutzen können, oder wenn Sie planen, im Laufe der Zeit mehrere Projekte durchzuführen und in die Einrichtung eines solchen Systems investieren können. Wenn Ihre Abteilung zum Beispiel eine "Rapid Prototyping IDIQ"-Vergabe mit einem Auftragnehmer abgeschlossen hat und Ihr Projekt in diesen Bereich fällt, können Sie einfach Ihre Aufgabe definieren (was gebaut/getestet werden muss) und den Auftragnehmer bitten, einen Auftrag für diese Arbeit zu erteilen. Dies kann innerhalb weniger Tage oder Wochen und mit minimalem Papierkram erledigt werden, da der Auftragnehmer bereits qualifiziert ist. Wenn es keinen solchen Vertrag gibt und Sie immer wieder externe Hilfe für Prototypen benötigen, können Sie einen IDIQ-Vertrag für Ihr Labor vorschlagen (dies ist eine längerfristige Lösung). Die Website Endeffekt: Ein IDIQ ist fantastisch für kurzfristige Aufträge wenn es einmal da ist[xxiii]aber es erfordert Voraussicht, um sie einzurichten. Erkundigen Sie sich also bei Ihrer Vergabestelle, ob es bestehende IDIQs oder Rahmenverträge gibt, auf die Sie zurückgreifen können. im Augenblick für Ihre Bedürfnisse. Wenn ja, kann dies einer der schnellsten Wege sein, einen Bauunternehmer für Ihr Projekt zu gewinnen.

• Einrichtungszeit: Ein neuer IDIQ-Vertrag lässt sich nicht schnell aufsetzen. Oft sind eine umfassende Ausschreibung, die Prüfung der Angebote und ein Vergabeverfahren erforderlich. Das kann Monate dauern. Wenn Sie also noch kein solches System haben, ist es keine schnelle Lösung für einen unmittelbaren Bedarf.
• Planung erforderlich: IDIQs sind sinnvoll, wenn Sie eine Wiederkehrender Bedarf oder langfristiges Programm der Prototypenerstellung oder Dienstleistungen. Sie sind wahrscheinlich zu viel des Guten, wenn Sie nur ein einmaliges, schnelles Projekt haben. Sie sind auf lange Sicht von Vorteil, nicht immer für eine einmalige schnelle Einstellung (es sei denn, Sie können sich auf die IDIQ eines anderen Unternehmens stützen).
• Zugang zu bestehenden IDIQs: Als Forscher sind Sie sich vielleicht nicht aller verfügbaren Vertragsinstrumente bewusst. Möglicherweise gibt es behördenweite oder DoD-weite IDIQ-Verträge, die Ihr Labor nutzen kann (z. B. ein IDIQ-Vertrag für technische Unterstützung, den mehrere Labors in Anspruch nehmen können). Die Website Die Herausforderung besteht darin, über sie Bescheid zu wissen und Zugang zu ihnen zu erhalten.. Sie müssen mit den Vertragspartnern zusammenarbeiten, um herauszufinden, ob ein vorhandenes Fahrzeug genutzt werden kann. Wenn es keins gibt, ist die Einrichtung eines Fahrzeugs nur für Ihren Prototyp möglicherweise nicht zeitnah möglich.

SBIR (Innovationsforschung für kleine Unternehmen) und STTR (Technologietransfer für kleine Unternehmen) sind Regierungsprogramme, die kleine Unternehmen für Forschung und Entwicklung sowie für die Entwicklung von Prototypen finanzieren. Die Behörden (einschließlich des Verteidigungsministeriums) geben Themen vor, und kleine Unternehmen schlagen Lösungen vor. Wird das Unternehmen ausgewählt, erhält es einen Phase I (kleiner Zuschuss/Auftrag zum Nachweis des Konzepts, in der Regel ~$50K-$250K) und möglicherweise ein Phase II (größere Auszeichnung für die Entwicklung eines Prototyps, in der Regel ~$750K-$1,5M[xvi]). Dabei handelt es sich um wettbewerbsorientierte Auszeichnungen, die die Innovation anregen sollen. Für einen Laborforscher ist SBIR/STTR eine Möglichkeit, um FuE durch ein externes kleines Unternehmen mit staatlicher Finanzierung durchführen lassen. Es ist jedoch kein Instrument für die schnelle Beschaffung, sondern eher ein Programm, das für längerfristige Projekte genutzt werden kann.

SBIR/STTR in Betracht ziehen für Forschungsideen im Frühstadium oder wenn Sie Ihre Bedürfnisse mit den Zeitplänen des Programms in Einklang bringen können. Wenn Ihr Projekt nicht extrem zeitkritisch ist und von einer zusätzlichen Finanzierung profitieren könnte, könnten Sie sich mit dem SBIR-Programmbüro Ihrer Behörde abstimmen, um ein Thema auszuwählen, das Ihrem Bedarf entspricht. Wenn Sie beispielsweise ein Jahr oder länger Zeit haben und eine neuartige Sensortechnologie erforschen wollen, könnten Sie ein SBIR-Thema vorschlagen oder ein kleines Unternehmen zur Antragstellung ermutigen. Als Forscher im Labor könnte Ihre Rolle darin bestehen, als Mentor oder Partner für das kleine Unternehmen zu fungieren (insbesondere bei STTR, das einen gemeinnützigen Forschungspartner erfordert). Das ist wichtig: SBIR ist keine schnelle Vertragslösung für einen dringenden Bedarf, sondern eher ein strategisches Instrument zur Entwicklung von Technologien mit kleinen Unternehmen. Wenn Sie bereits mit einem kleinen Unternehmen zusammenarbeiten, das SBIR-Mittel erhält, nutzen Sie diese Beziehung. Und denken Sie daran, dass es sich lohnt: Wenn sich die Technologie des Unternehmens in der SBIR-Phase II bewährt, können Sie sich um einen Phase-III-Auftrag direkt an dieses Unternehmen vergeben (hier überspringen Sie das normale Auswahlverfahren und führen den SBIR-Erfolg als Rechtfertigung an)[xviii]. Zusammengefasst, SBIR/STTR nutzen, wenn Sie etwas mehr Zeit haben Es ist ein großartiges Programm, aber es ist nicht die erste Wahl für Projekte, die man gestern gebraucht hat.

• Langsamer Start: SBIR/STTR ist nicht schnell. Das Verfahren umfasst die Ausschreibung von Themen durch die Agenturen, die Ausarbeitung von Vorschlägen durch die Unternehmen, die Prüfung durch die Gremien und schließlich die stufenweise Vergabe. Dies kann dauern viele Monate von der Themenidee bis zum tatsächlichen Auftrag. Es ist nicht ideal, wenn Sie sofort einen Prototyp brauchen.
• Wettbewerbsfähig und unsicher: Es gibt keine Garantie dafür, dass das Unternehmen, das Sie suchen, einen SBIR gewinnt, da es sich um einen Wettbewerb handelt. Außerdem müssen Sie Ihr Projekt auf einen SBIR-Ausschreibungszyklus abstimmen oder Ihre Agentur davon überzeugen, ein Thema auszugeben - beides kann bei einem engen Zeitplan eine Herausforderung sein.
• Strukturierte Phasen: Die Finanzierung erfolgt in Phasen mit festen Beträgen, was weniger flexibel sein kann als ein direkter Vertrag. Sie könnten in Phase I eine Machbarkeitsstudie erhalten, aber es könnte ein weiterer Vorschlag und eine Vergabe (Phase II) erforderlich sein, um den vollständigen Prototyp zu bauen, was mehr Zeit erfordert.

Wenn Sie diese Methoden der Auftragsvergabe auf Bundesebene - OTA, SAP, Mikrokäufe, SBIR/STTR, GSA Schedules und IDIQs - verstehen, sind Sie als Forscher im Labor besser gerüstet, um externe Hilfe an Bord zu holen. schnell. Jede Methode hat ihre Nische, aber alle haben ein gemeinsames Ziel: innovative Arbeiten mit einem Minimum an Verzögerung und Bürokratie in Angriff nehmen. Finden Sie heraus, welcher Weg zu Ihrem Szenario passt, und arbeiten Sie dann Hand in Hand mit Ihrem Vertragsbüro, um ihn zu verwirklichen. Mit ein wenig Vorbereitung und der richtigen Herangehensweise können Sie in erstaunlich kurzer Zeit von einer Idee zu einem Vertragspartner für einen Prototyp gelangen, so dass Sie sich auf die Wissenschaft und Technik konzentrieren können, anstatt sich mit dem Papierkram zu beschäftigen. Viel Glück und viel Spaß beim Prototyping!